Exitplan voor uw IT-leverancier: houd de overdracht uitvoerbaar

Een exitplan voor uw IT-leverancier beschrijft hoe u de dienstverlening overdraagt of beëindigt. Het maakt concreet welke informatie, mensen, afspraken en besluiten nodig zijn om een overstap uit te voeren, terwijl medewerkers hun werk kunnen blijven doen.

Bespreek daarom bij het aangaan van een samenwerking ook hoe u die later kunt afronden. Voor directie en management is de centrale vraag: kunnen wij een andere keuze uitvoeren, binnen een aanvaardbare tijd en tegen inzichtelijke kosten?

Maak het exitplan onderdeel van de samenwerking

Leg bij de start vast welke medewerking de leverancier bij een overdracht levert en hoe u het plan onderhoudt. Het NCSC adviseert bij clouddiensten om het exitplan aan het begin van het contract op te stellen en jaarlijks samen te actualiseren. Werk het ook bij wanneer uw dienstverlening wezenlijk verandert.

Heeft u al een contract zonder uitgewerkt exitplan? Verzamel eerst de bestaande afspraken, bepaal waar duidelijkheid ontbreekt en bespreek aanvullingen met de leverancier. Laat beoordelen welke medewerking al is afgesproken en wat aanvullend moet worden vastgelegd.

Begin bij wat moet blijven werken

Beschrijf welke werkzaamheden tijdens een leverancierswissel moeten doorgaan. Denk aan klantcontact, betalingen of de planning van medewerkers. Bespreek per proces hoeveel onderbreking aanvaardbaar is, welke gegevens nodig zijn en welke tijdelijke werkwijze mogelijk is.

Werk een geplande overdracht en het onverwacht wegvallen van een leverancier afzonderlijk uit. Bij een geplande wissel kunt u gezamenlijke inzet organiseren; bij plotselinge uitval is die mogelijkheid onzeker. Het NCSC wijst erop dat verplaatsbare gegevens bij uitval van een clouddienst onvoldoende kunnen zijn wanneer u geen toegang meer heeft tot die gegevens.

Laat daarom beoordelen welke actuele informatie en herstelmogelijkheden uw organisatie onafhankelijk beschikbaar moet hebben. Geef de belangrijkste processen voorrang en benoem welke resterende risico’s een besluit van het management vragen.

Verdeel het werk tussen drie partijen

Maak voor uw eigen organisatie, de vertrekkende leverancier en de nieuwe partij duidelijk wie welke bijdrage levert. Wijs één verantwoordelijke aan voor de coördinatie van de overdracht en leg vast wie binnen uw organisatie besluit over planning, kosten en acceptatie.

Inducem adviseert hiervoor een gedeelde actielijst met per resultaat een verantwoordelijke, oplevermoment en beoordelaar. ‘Documentatie overdragen’ wordt dan bijvoorbeeld: de vertrekkende leverancier levert het afgesproken beheerdossier, de nieuwe partij beoordeelt de bruikbaarheid en uw organisatie besluit hoe ontbrekende onderdelen worden opgelost.

Bespreek knelpunten in één gezamenlijk overleg. Leg ook vast wie u inschakelt wanneer partijen van mening verschillen. Zo hoeft een medewerker met een storing tijdens de overgang niet zelf uit te zoeken welke leverancier verantwoordelijk is.

Maak het overdrachtsdossier concreet

Vraag beide leveranciers om samen te bepalen welke onderdelen voor de nieuwe dienstverlening nodig zijn. Gebruik daarbij bijvoorbeeld deze indeling:

• Documentatie: het dienstenoverzicht, inrichting, koppelingen, contactpersonen, openstaande verstoringen en bekende aandachtspunten.

• Gegevens: welke informatie wordt overgedragen, in welk bruikbaar formaat, met welke controle op volledigheid en actualiteit.

• Toegang: wie bevoegd is toegang tot beheeromgevingen te verstrekken en hoe de nieuwe beheerder veilig kan beginnen.

• Licenties en overeenkomsten: wie contracthouder is, welke rechten doorlopen en wat kan worden overgedragen of opnieuw moet worden geregeld.

• Afhankelijkheden: welke andere leveranciers, onderaannemers en diensten nodig zijn en wie hun medewerking organiseert.

Onderzoek afzonderlijk welke gebruiks- en overdrachtsrechten gelden voor gegevens, documentatie, apparatuur en eventueel maatwerk. Neem niet aan dat alles wat de huidige leverancier gebruikt, automatisch beschikbaar komt voor de opvolger. Laat onduidelijkheden vóór de uitvoering oplossen.

Vraag bij gegevensoverdracht om een proef met representatieve informatie. Controleer samen met gebruikers of zij de benodigde inhoud kunnen vinden en gebruiken. Alleen een ontvangen bestand afvinken geeft daar onvoldoende zekerheid over.

Verbind de planning aan afspraken en kosten

Controleer opzegtermijnen, einddata en de benodigde voorbereidingstijd naast elkaar. Spreek af welke ondersteuning tijdens de overgang beschikbaar blijft en onder welke voorwaarden tijdelijke voortzetting mogelijk is. De leverancierschecklist van het NCSC benoemt medewerking, continuïteit, verantwoordelijkheden, gegevensoverdracht, licenties en kosten als aandachtspunten voor het exitplan.

Vraag om een kostenoverzicht voor overdracht, eventuele aanpassingen, extra ondersteuning en tijdelijke dubbele dienstverlening. Reserveer ook tijd van uw eigen medewerkers. Leg vast wie meerwerk mag goedkeuren en welke onzekerheden de raming beïnvloeden. Maak van een naderende contracteinddatum geen automatisch akkoord voor een onvoorbereide overstap.

Besluit op basis van een geteste overdracht

Spreek vooraf af wanneer de nieuwe dienstverlening voldoende werkt om de overgang te accepteren. Laat medewerkers herkenbare handelingen uitvoeren: inloggen, een dossier raadplegen, een taak afronden en ondersteuning aanvragen. Laat ook beoordelen of beheer, beveiliging en herstel van gegevens volgens afspraak zijn ingericht.

Leg de uitkomsten vast, inclusief tekortkomingen en de gevolgen daarvan. Bepaal wie de overstap kan uitstellen en welke terugvalmogelijkheid uitvoerbaar is. Een terugval kan bijvoorbeeld tijdelijke voortzetting van de oude dienst vragen; organiseer die mogelijkheid vooraf.

Plan na de overgang een periode met extra opvolging. Spreek af wie problemen oplost die pas tijdens normaal gebruik zichtbaar worden en wanneer u de overdracht formeel afrondt.

Rond de oude toegang zorgvuldig af

Controleer na acceptatie welke toegang van de oude leverancier kan worden ingetrokken en welke tijdelijke toegang nog nodig is. Laat accounts, gedeelde toegangsgegevens en koppelingen gecontroleerd aanpassen. Houd rekening met de afgesproken ondersteuning na de overstap.

Leg vast welke gegevens worden teruggeleverd, verwijderd of nog bewaard, met welke reden en termijn. Neem back-ups en ingeschakelde partijen mee. Laat dit aansluiten op de toepasselijke verplichtingen en contractafspraken, en vraag om bevestiging van de uitvoering.

Een actueel exitplan hoort bij leveranciersregie. Inducem helpt om afhankelijkheden, afspraken en besluiten overzichtelijk te maken. Bereidt u een nieuwe keuze voor? Lees ook ons artikel over het selecteren van een IT-beheerpartner of bespreek uw voorgenomen overdracht met ons.

Bronnen

NCSC: afspraken maken met een IT-leverancier; NCSC: belang van een cloud-exitplan; NCSC: dataportabiliteit in de wolken. Geraadpleegd in oktober 2026. De praktische uitwerking en werkwijze in dit artikel zijn adviezen van Inducem.